Ralf Schmitt, Moderator und Frauke Constantin PR-Expertin sitzen zum Interview auf einer roten Couch

Bist Du schon mal von einer Veranstaltung gekommen und dachtest Dir „mehr als ein Prosecco kam dabei aber nicht rum“? Oder noch schlimmer – Du hast viel Zeit und Mühe in eine Kundenveranstaltung gesteckt, aber der Funke will einfach nicht überspringen? Wie Du wirklich gute Kunden- Presse- oder Mitarbeiter-Events planst, verrät Dir heute Frauke Constantin von ConstantinPR. Sie ist Expertin für PR-Veranstaltungen und mit ihrer Agentur  seit 2008 auf den Bereich Sport, Lifestyle und Food spezialisiert.
Wenn Du über Fraukes 5 Tipps für gute PR-Events hinaus auch noch ihre absoluten NoGos und ein paar wichtige Überlegungen zur Planung von Mitarbeiter-Events haben möchtest schau Dir gerne das komplette Video dazu an. 

5 Tipps für richtig gute PR-Events

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der genauen Ansprache Deiner Zielgruppe. Du hast ein Produkt, eine Firma oder ein Event, das bekannt gemacht werden soll? Dann solltest Du mit Deinem Event auch genau den Nerv der Zielgruppe treffen – und zwar möglichst auf allen Ebenen.

  1. Eckpfeiler des Events

Um eine gute Veranstaltung zu gestalten, zu der Deine Gäste auch Lust haben zu kommen brauchst Du: 

  • Eine coole Location, die zu Deinem Thema passt
  • Neue Veranstaltungs-Formate, die Interesse wecken
  • Gerne Promis – aber bitte nur, wenn sie tatsächlich zu Deinem Thema passen
  • Und auf jeden Fall guten Inhalt, der interessant, kreativ, überraschend oder charmant präsentiert wird. 
  1. Netzwerk

Ein gutes Netzwerk mit relevanten Kontakten ist Gold wert. Stelle Dir ganz uneitel und ehrlich die Frage, für wenn das Thema des Events tatsächlich passt und interessant ist. Welche Kunden, Interessenten, oder Kooperationspartner haben Schnittmengen zueinander und könnten von Deinem Event profitieren? 

Dabei sollte immer die Qualität der Gäste vor der Quantität stehen, denn Du verfolgst mit Deiner Veranstaltung ein bestimmtes Ziel und willst sichelrich nicht einfach nur die Massen bespaßen.  

  1. Einladung

Egal, wie die Einladung verschickt wird, ob per Mail oder in ganz besonderen Fällen aufwändiger gestaltet per Post, die Ansprache sollte so persönlich wie möglich sein. Niemand will den Eindruck haben, er sei nur menschliches Füllmaterial auf Deiner Veranstaltung. 

In den meisten Fällen ist eine Einladung per Mail völlig ausreichend. Allerdings sollte der Text in jedem Fall kurz und gut sein. Hebe die Exklusivität Deiner Einladung hervor, indem Du die Plätze begrenzt, die besondere Location hervorhebst, das hochwertige Programm anteaserst und stelle mit einer Bitte um Anmeldung eine gewisse Verbindlichkeit her. 

  1. Timing

Um auf der sicheren Seite zu sein, ist es schön, ca. 4-6 Wochen vor der Veranstaltung ein „Safe the Date“ mit den ersten Infos zum neugierig machen rauszuschicken. 1-2 Wochen vorher wird dann der Reminder mit den genauen Details zum Event verschickt.

  1. Zeiten 

Vor einer Weile als Event-Tag noch sehr beliebt, wird bei vielen das Wochenende heute schon am Donnerstagabend eingeläutet – die Lust auf Events zu gehen ist da in vielen Fällen nicht mehr allzu groß. 
Für Presseevents haben sich hingegen Dienstag- oder Mittwochabend als gute Wahl etabliert. 

Weitere Tipps und Erfahrungswerte von Frauke Constantin bekommt ihr im Video. Ich wünsche Euch viel Spaß bei der Planung Eures nächsten Events!

Bis dahin – bleibt flexibel

Euer Ralf Schmitt

Event Tipps

Business-Konferenzen sind mittlerweile die klassischen Saalräumer: Teilnehmer tippen auf ihren Smartphones herum, klappen ihre Notebooks auf, verlassen den Saal … das ist bei Veranstaltungen keine Seltenheit. Konferenzen und Tagungen fallen bei den Besuchern heute schneller durch als früher. Hauptgrund – Langeweile

5 Event Tipps um lebendige Veranstaltungen zu gestalten

Wie kommen Spaß und Spannung in eine Firmenveranstaltung? Wann und wie drückt ein Event Wertschätzung für die Teilnehmenden aus? Mit anderen Worten: Wie werden Veranstaltungen zu einem Erlebnis mit nachhaltigem Austausch und Inhalten, die haften bleiben? Wir geben Euch in unserem dritten und letzten Teil der Miniserie zum Thema gute Eventdramaturgie abschließend fünf einfache Event Tipps für Euren Veranstaltungserfolg an die Hand:

Tipp 1: Interaktion

Vor Ort sind Small-Talk-Kaffeepausen eine klassische Netzwerkmöglichkeit – doch auch die inhaltliche Auseinandersetzung mit Veranstaltungsthemen kann den positiven Nebeneffekt der Interaktion, der Vernetzung und des Gesprächsaustauschs erreichen. Schicke daher vorab ein Einladungsvideo, in welchem Du die Wunschthemen abfragst. Lass die Teilnehmenden während des Events Dinge ausprobieren, die sie so noch nicht gemacht haben, und lasse sie dabei aktuelle Themen selbst erarbeiten. Das fördert den Austausch untereinander und zahlt gleichzeitig auf Ihr Veranstaltungsziel ein. Auch kleine Akzente, wie die passende Bestuhlung, sorgen für Interaktion: Barhocker, Liegestühle, Sitzkissen oder Holzstämme bieten sich für Gesprächsstoff untereinander an.

 Tipp 2: Methodenwechsel

Der Methodenwechsel ist das Wundermittel für die Veranstaltungsdramaturgie. Spreche das Publikum abwechslungsreich und emotional an, um Aufmerksamkeit zu generieren. Faustregel: ca. alle 15 Minuten ein neues Tool. Beispiele:

  • Rufe im Plenum zu kurzen Gruppenarbeiten in zweier Gruppen auf.
  • Schicke Vierer-Gruppen für 15 Minuten zum Walk and Talk durch den Park mit dem Auftrag, das wichtigste Schlagwort zum Thema anschließend ins Plenum mitzubringen.
  • Spiele einen Kurzfilm zum Thema ein, oder performt gemeinsam ein passendes Lied.
  • Frage Meinungen per Handy ab. Nutze dafür beispielsweise interaktive Voting-und Umfragetools wie z.B. Mentimeter oder ähnliche Programme.

Tipp 3: Spiel mit dem Raum

Zur Verbesserung der Interaktion und als Unterstützung des Methodenwechsels kannst Du die klassische Raumaufteilung aufbrechen. Wie kann der Raum generell genutzt werden? Wie kannst Du den Raum vielleicht sogar thematisch für Deine Veranstaltung einsetzen? Eine Mittelbühne verändert die ganze Perspektive des Publikums. Stühle ohne klare Ordnung stellen die Frage: „Wo ist mein Platz?“, „Wo will ich hin?“, „Wo ist eigentlich vorne?“ Diese ersten Eindrücke werden im Veranstaltungsverlauf aufgegriffen und weiter bearbeitet.

Tipp 4: Musik

Let the music play! Musik ist emotional und persönlich, denn sie öffnet die Herzen und macht damit Platz, Neuem zu begegnen. Um im größeren Stil Themen einer Tagung musikalisch auf die Bühne zu bringen, gibt es auf dem externen Markt vielfältige Bühnen- und Moderationsprogramme. Sie arbeiten Unternehmensinhalte musikalisch auf und können sich wie ein roter Faden durch die Veranstaltung ziehen. Aber auch in kleinerem Rahmen kann Musik genutzt werden:

  • Frage bei den Mitarbeitern ab, welcher Musikstil zum Unternehmen passt, und spiele diese Musik dann beim Eintreffen in der Location.
  • Erstelle eine Playlist aus Mitarbeiterwünschen, die dann in den Pausen gespielt wird und die Mitarbeiter namentlich nennt.
  • Natürlich kann auch jeder Akteur auf der Bühne seinen persönlichen Musikwunsch für seinen Auftritt angeben.

Tipp 5: Lachen

Humor ist eine tolle Methode, deren vielfältige Effekte sich positiv auf die Aufmerksamkeit und den Wohlfühlfaktor Deiner Gäste auswirken. Denn Humor überrascht, bricht Routinen, löst Spannungen, macht menschlich und regt zum Austausch an. Suche Dir einen guten Moderator und Keynote Speaker mit Humor. Wenn es passt, können Themen durch Business Theater, Musik oder Firmensongs humorvoll aufbereitet werden.

Kleine Stellhebel für großen Veranstaltungserfolg

Wie auch immer Du eine Veranstaltung angehst, wenn sich Deine Teilnehmer langweilen oder nicht wohlfühlen werden sie die Informationen der Veranstaltung nicht optimal aufnehmen – und das Kommunikationsziel verläuft im Sand. Das Publikum zu überraschen und zu emotionalisieren, ist einer der wichtigsten Stellhebel für eine erfolgreiche Veranstaltung. Dabei können das Brechen von Veranstaltungsroutinen und der Wechsel von bisher gewohnten Perspektiven mit unseren Event Tipps schon einen großen Effekt erzielen, ohne auch gleich viel Budget zu verschlingen.

Gerne unterstützen wir Euch als Experten für unkonventionelle Business-Events mit inhaltlichen und gleichzeitig überraschenden Programmen – aber auch mit unserer Expertise bei der Planung der nächsten Tagung, Konferenz oder Kongresses.

Bis dahin – bleibt flexibel

Euer Ralf Schmitt

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Maßgeschneiderte Bühnenprogramme für mehr Aufmerksamkeit! 

 

 

 

Impulspiloten gestalten die Dramaturgie der IdeenExpo 2017

Event ist nicht gleich Event

Wer kennt sie nicht: Wahnsinnig öde Firmenveranstaltungen. Rede reiht sich an Rede. Powerpoint Präsentation folgt auf Powerpoint Präsentation. Selbst die fünfzehnte Tasse Kaffee hilft nicht mehr über die Langeweile hinweg. Dabei müsste es eigentlich gar nicht so sein. Oft reicht eine etwas kreativere Herangehensweise, fern von Standards und Sätzen wie „das haben wir doch immer so gemacht“, um eine einfallslose Veranstaltung in ein eindrucksvolles Event zu verwandeln.

IdeenExpo – Ein Event mit Nachhaltigkeit

Ein gutes Beispiel dafür ist die IdeenExpo in Hannover. Bereits in 2015 durfte ich, gemeinsam mit meinem Impulspiloten Team, die Bühnenprogramme für dieses spannende Event übernehmen. Auch in 2017 sind wir wieder dabei, wenn es heißt: Neun Tage, vier Bühnen und über 350.000 Besucher. Und ich werde vom 10. bis 18. Juni die BühneSieben moderieren. Gemeinsam verwandeln wir das „größte Klassenzimmer der Welt“ in einen Bildungs-Hexenkessel mit zahlreichen Highlights für die Teilnehmer.

Damit auch Ihre Veranstaltung positiv nachwirkt, habe ich Ihnen hier einige Tipps zusammengestellt, mit denen es besser klappt.

Fünf Tipps für eine gute Dramaturgie

  1. Sprechen Sie alle Sinne an! – Sie müssen Ihre Teilnehmer visuell, musikalisch, architektonisch (Location) et cetera abholen, damit sie das Event positiv und nachhaltig erleben.
  2. Die ersten und die letzten fünf Minuten sind die wichtigsten! – Sie brauchen einen positiven Einstieg und einen Abschluss, der in Erinnerung bleibt.
  3. Brechen Sie Routinen! – Warum nicht einmal Bestuhlung, Raumaufteilung, Teilnehmerkreise et cetera verändern. Wer immer dasselbe anbietet, bekommt auch immer dieselben Reaktionen.
  4. Wecken Sie Neugier! – Location, Programmpunkte und all das Drumherum sollten so ausgewählt werden, dass sie die Neugier der Teilnehmer wecken. Denn aus Neugier entsteht Meinung und daraus entsteht Nachhaltigkeit.
  5. Wecken und kanalisieren Sie Emotionen! – Wer Emotionen weckt, schafft Interesse und Aufmerksamkeit. Dadurch können Informationen, auch wenn sie mal unangenehm sind, verständlicher vermittelt werden.

Wir sehen uns auf der IdeenExpo oder auf dem kreativen Event, das wir für Sie in Szene setzen dürfen.

Ihr Impulspilot,

Ralf Schmitt

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5 Tipps für eine gute Moderation

 

Manche Jobs ändern sich nie, andere verschwinden komplett und die meisten müssen sich permanent an die sich veränderten Umstände anpassen – manchmal sogar von einem Tag auf den anderen. Auch für Live Event – ModeratorInnen hat die Pandemie die Rahmenbedingungen massiv verändert. Aufgrund der geltenden Hygienevorschriften konnten keine klassischen Live-Events stattfinden. Infolge dessen führte ich im letzten Jahr 100 Prozent meiner Veranstaltungen als Web-Moderation durch. Das bedeutet, die Moderation wurde remote zu meinem ansonsten live vor Ort vorhandenen Publikum, aber auch auf Distanz zu meinen Talkgästen, die in den meisten Fällen per Onlinestream zugeschaltet wurden, durchgeführt.

Web-Moderation – das ist jetzt anders

Im Vergleich zur klassischen Veranstaltungsmoderation sind damit neue und vor allem veränderte Aufgaben für eine/n ModeratorIn entstanden. Aus meiner Arbeit vor der Streaming Kamera, aber auch durch meine Erfahrung bei der Umsetzung von digitalen Events habe ich Dir 5 Tipps für eine erfolgreiche Web-Moderation zusammengestellt.

#1: Halte die Energie

Applaus oder andere Reaktionen aus dem Publikum, die in der alten Welt für eine gewisse Energie auf der Bühne sorgen, gibt es nicht. Im Gegenteil, als Moderator solltest Du gerade jetzt dafür sorgen, noch mehr Esprit über diese kleine Kameralinse in die Welt zu schicken – obwohl daneben nur Techniker sitzen, die sich hauptsächlich dafür interessieren, ob Dein Mikro sauber überträgt oder Du auf Deiner Markierung stehst.

 #2: Der Chat ist Dein Freund

Dein Publikum sitzt weit entfernt alleine am Bildschirm. Um in direkten Kontakt zu treten, hast Du meist einen Chat zur Verfügung. Auch wenn es ungewohnt ist – nutze ihn! Bei großen oder komplexen Veranstaltungen lohnt es sich, eine Person nur für den Chat abzustellen. Sie kann Dir die wichtigsten Fragen, Probleme oder Stimmungen herausfiltern. Konzipiere Deine Moderation bewusst so, dass Du die Zuschauer für den Chat aktivierst und baue, gezielt Fragen ein, die die Teilnehmer im Chat beantworten sollen. Die Rückmeldungen sollten dann natürlich auch schnellstmöglich Beachtung finden und namentlich angesprochen werden. So baust Du Nähe über die Distanz auf und gibst Deinem Publikum eine Gelegenheit wahrgenommen zu werden.

#3: Interaktion auch über Distanz

Ein Schritt weiter in Richtung Deines Publikums über den Chat hinaus ist die Einbindung von interaktiven Tools. Das können Stimmungsabfragen, Quizze oder Mediawalls sein. Eben alles, was Deinem Publikum eine Möglichkeit bietet, sich aktiv am Veranstaltungsgeschehen zu beteiligen. Damit hältst Du die Aufmerksamkeit hoch und bietest dem zumeist anonymen Publikum eine Gelegenheit, sichtbar zu werden.

#4: Technik-Helfer in der Not

Als Web-Moderator ist es nicht nur Deine Aufgabe, gut durch die Veranstaltung zu führen. Darüber hinaus bist Du auch für das Erwartungsmanagement der Zuschauer verantwortlich. Gemeint ist damit das Handling der technischen Herausforderungen, die ein Web-Event von Zeit zu Zeit auf Veranstalter- aber auch auf Teilnehmerseite mit sich bringen kann: Bei einigen Teilnehmer kommt kein Ton an, wie nutzt man die eingesetzten Interaktionstools, warum kommt der nächste Einspieler nicht, weshalb kommt eine Quizantwort zu spät an. Dies alles sind mögliche Fehlermeldungen bei denen eine schnelle und passende Reaktion und Hilfestellung durch den Web-Moderator zu einer souveränen Wahrnehmung auch in schwierigen Situationen beiträgt.

#5: Stay connected

Um während eines digitalen Events jederzeit angemessen reagieren zu können, ist es empfehlenswert auch hier mit In-Ear-Mikrofon zu arbeiten. So kannst Du unauffällig Regieanweisungen erhalten und bist jederzeit über den Status Quo einer Veranstaltung informiert, um zum Beispiel Verzögerungen bei der Zuschaltung Deines nächsten Talk-Gastes oder anderen technischen Problemen im Hintergrund charmant zu überbrücken.

Ich hoffe, ich konnte Dir ein paar Anregungen geben auch auf einem digitalen Event als ModeratorIn souverän durch die Veranstaltung zu führen.

Bleib flexibel

Dein Ralf Schmitt und das Team der Impulspiloten

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2020 – das Jahr der hybriden Events: Ein Rückblick

 

Corona sorgt aktuell dafür, dass wir uns bei der Planung von Events mit ganz neuen Herausforderungen konfrontiert sehen. Das macht die Lage in der Live Event-Branche herausfordernd – aber nicht hoffnungslos.

Meine Impulspiloten lassen sich nicht bremsen, sondern nehmen diese Challenge als Inspiration für neue, kreative und hybride Events.

Webinare kann jeder – wir können hybride Events!

Schon sehr lange nutzen die Impulspiloten bei der Gestaltung von Veranstaltungen gezielt den Methodenwechsel. Dabei bedienen wir uns aus den unterschiedlichsten Bereichen wie Theater, Musik, Kunst, verschiedener Subkulturen und natürlich auch ganz besonders der digitalen Welt. Wir gestalten hybride Events, indem wir Emotionen und Atmosphäre von der Bühne ins Netz transportiert.

Mit digitalen Tools, überraschenden Ideen und interaktiven Ansätzen sorgen wir dafür, dass online- und offline Welten emotional verschmelzen und konzipieren Euch ein innovatives Event!

„Der Pessimist sieht Schwierigkeiten in jeder Gelegenheit – der Optimist sieht eine gute Gelegenheit in jeder Schwierigkeit.“

Winston Churchill

 

Hybride Events – fünf Tipps für eine erfolgreiche Veranstaltung

Was Unternehmen bei hybriden Events beachten müssen, haben die Autoren Colja M. Dams, Stefan Luppold („Hybrider Events.  Zukunft und Herausforderun fürLive-Kommunikation) sehr schön in zehn Grundregeln zusammengefasst. Dazu zählen unter anderem (Seite 33ff.):

1. Wer wagt, gewinnt

Am besten funktioniert, was neu ist und überrascht. Seien Sie bei der Wahl Ihrer hybriden Strategie mutig und kreativ, denn wer nicht wagt, der nicht gewinnt

2. Der Besucher ist König

Stellen Sie die Besucher in den Mittelpunkt all Ihrer Aktivitäten. Fragen Sie sich, was sie wirklich wollen, für was sie sich interessieren und was ihnen tatsächlich nützt. Wenn Sie Zweifel haben – fragen Sie doch einfach nach!

3. Mittendrin, statt nur dabei

Nutzen Sie alle Möglichkeiten, die Ihnen die digitale Welt bietet und scheuen Sie sich nicht davor, Neues selbst auszuprobieren und kennenzulernen. Was zunächst kompliziert erscheinen mag, ist häufig kinderleicht.

4. Relevanz ist Trumpf

Nur was interessiert, wird auch wahrgenommen. Fragen Sie sich bei jeder Statusmeldung, jedem Twitter-Feed und jedem QR Code, ob Sie Ihren Besuchern einen informativen Mehrwert bieten.

5. Gut gespielt ist halb gewonnen

Hybrid Events bieten Raum für spielerischen Umgang mit Produkten, Dienstleistungen und Informationen. Machen Sie Ihre Kommunikation zum Spiel, denn trocken und langweilig kann jeder.

Schon Lust bekommen, etwas Neues zu wagen? Wir haben da schon ein paar Ideen….
Bis dahin – bleibt flexibel – und gesund!

Euer Ralf Schmitt und die Impulspiloten

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Die „Yes-Company“ – ein Gewinn für alle

Heute zeige ich Euch hier im bewegten Bild, wie Ihr mit 5 einfachen Tipps Eure Unternehmenskultur verbessert und zu einer „Yes-Company“ werdet!  „Ja“ sagen an der richtigen Stelle kann Euch als Chef  – oder auch als Angestellter  – freier und zufriedener machen und als Sahnehäubchen oben drauf gleichzeitig auch noch die Kundenbindung stärken.

Den vollständigen Gastbeitrag von mir findest Du hier: Sag „Ja“! 5 Tipps zur stärkeren Kundenbindung

Bleibt flexibel

Euer Ralf Schmitt

YesCompany_medium-res02 from Ralf Schmitt on Vimeo.

Ähnliche Beiträge: Humor erleichtert uns das Arbeitsleben 

5 Tipps für eine gute Moderation

5 Tipps für eine gute Moderation:

Event ist nicht gleich Event. So eine Veranstaltung kann sich ganz schön hinziehen, wenn der Moderator Sie nicht begeistern kann. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Weihnachtsfeier, eine Podiumsdiskussion oder ein Großevent handelt. Von der Qualität des Moderators hängt oftmals die Stimmung der Veranstaltung ab. Egal ob Laie oder Profi, egal ob 10 oder 50.000 Teilnehmer, eine gute Moderation ist die halbe Miete für Ihre Veranstaltung.

Hier sind meine fünf Erfolgs-Tipps für eine wirklich gute Moderation

Tipp 1: Seien Sie bestens vorbereitet!

Die Vorbereitung ist das A & O einer guten Moderation. Ich führe diese Vorbereitung in drei Schritten durch.

  1. Das Telefonbriefing – Im Telefonat mit dem Kunden müssen Ziele und Erwartungen des Gegenübers geklärt werden.
  2. Das Do-It-Yourself Briefing – Ich brainstorme und lege die Richtung fest, in die ich bei der Moderation gehen möchte, welche Ziele ich erreichen möchte und frage mich „warum möchte der Kunde Ralf Schmitt?“
  3. Das Event-Day Briefing – Ich bringe mich selbst in die richtige Stimmung. Manchmal gehe ich joggen, manchmal einfach spazieren oder lese ein gutes Buch. Hier gibt es keinen genauen Leitfaden, weil diese Vorbereitung sehr individuell ist. Mein einziges Ritual ist meinen Lieblingssong zu hören, kurz bevor ich auf die Bühne gehe.

Fazit: Tun Sie das, was Sie in den richtigen Rhythmus bringt.

Tipp 2: Kennen Sie Ihre Kunden und Ihr Publikum!

Es ist essenziell, dass Sie sowohl Ihren Kunden gut kennen als auch Ihr Publikum. Einen Teil können Sie bereits im Telefonbriefing klären. Falls Sie noch weitere Informationen brauchen, besorgen Sie sich diese. Dann bewegen Sie sich auf sicherem Parkett. Besser noch im persönlichem Gespräch. Ich fordere immer eins ein. Und ich mische mich morgens und in den Pausen immer unter die Gäste, um die Stimmung vor der Bühne einzufangen.

Tipp 3:  Bleiben Sie offen im Kopf!

Sagen Sie sich schon im Vorfeld: Egal, was passiert, ich kann damit umgehen! Das verringert den Druck und Sie bleiben offen für alles, was kommt.

Tipp 4: Bewahren Sie stets Ihren Humor!

Humor heißt in diesem Fall nicht, dass Sie einen Witz nach dem anderen reißen. Es heißt auch nicht, schlagfertig zu sein und sich dadurch einen lustigen Schlagabtausch mit einzelnen zu liefern. Humor bedeutet an dieser Stelle, dass Sie alles, was kommt, mit Humor nehmen können. Lachen ist gesund!

Tipp 5: Bleiben Sie spontan!

In wirklich jeder Moderation geschieht irgendetwas Unvorhergesehenes. Da kann man noch so gut planen. Lassen Sie sich auf das ein, was passiert. Bauen Sie „Störungen“ in Ihre Moderation ein und haben Sie keine Angst davor, auch einmal spontan die Marschrichtung zu wechseln, wenn nötig.

Und so kann das ganze dann zum Beispiel aussehen:

Bleiben sie flexibel

Ihr Ralf Schmitt

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streaming, kameraDigitale und hybride Events sind längst keine Notlösung mehr, sondern eine echte Veranstaltungsalternative. Die Vorteile liegen klar in der dezentralen Durchführung und der damit verbundenen Flexibilität für Teilnehmende und ökologische Aspekte durch vermeidbare Reisen. Doch um mit einem digitalen Event das Publikum auch zu begeistern, sollten diese 10 Faktoren berücksichtigt werden:

#1 Abwechslung

Nichts ist schlimmer, als sich alleine am Bildschirm zu langweilen. Zu verlockend ist die Möglichkeit, sich unbeobachtet mit anderen Dingen zu beschäftigen, oder in den Weiten des Internets abzutauchen. Gestalte daher Dein digitales Event so abwechslungsreich wie möglich. Dazu gehört:

• Kürze Themenblöcke von 8-10 Minuten. Muss ein Thema noch weiter vertieft werden sollte es in mehrere Blöcke unterteilt werden.

• Unterschiedliche Formate: Informationen müssen nicht als PowerPoint-Vortrag vorgestellt werden. Alternativen könnten sein: Interviews, moderierte Talkrunden, (kurze!) Keynotes, Videos, Quizze, Q&A-Sessions.

• Darüber hinaus sollten sich stark inhaltliche Blöcke mit weniger inhaltlichen Blocken wie Infotainment-Programmen, Künstlerische Side Acts, Moodvideos oder Teilnehmerinteraktion abwechseln.

#2 Interaktion

Ein Grundbedürfnis der Teilnehmenden, insbesondere allein am Bildschirm, ist es wahrgenommen zu werden. Das gelingt bei einem digitalen Event am besten durch Interaktions-Tools. Der Markt explodiert aktuell vor Angeboten. Dabei ist nicht alles Gold, was glänzt. Komplexe Tools sorgen in der Handhabung bei den Teilnehmern schnell für Frustration und erzielen dann damit den gegenteiligen Effekt. Wir empfehlen daher einfach zu bedienende Optionen, die für eine hohe Teilnahme sorgen wie zum Beispiel:

• Quiz
• Umfragen
• WordClouds
• Foto-Walls
• Aktive Einbindung des Chats
Emotion-App

#3 Qualität in der Optik

Mit dem Blick auf den Bildschirm haben wir neben dem Konsum von klassischen Fernseh-Formaten auch durch immer professioneller produzierte Inhalte auf YouTube, Instagram, Netflix und Co. unseren Anspruch auf qualitativ hochwertige Bilder gesteigert. Was bei einem Live-Event eine attraktive Location war, ist nun ein optisch ansprechendes Streaming—Studio mit mindestens HD-Bildqualität. Dazu kommen klassische Elemente aus dem TV wie:

• Bauchbinden
• Jingles und Bumper
• Verschiedene Kameraperspektiven
• Kamerafahrten
• Eventbeleuchtung
• Einbindung Vorproduzierte Videos
• Veranstaltungs-Trailer oder Moodfilm zum Einstieg ins Event

Darüber hinaus sollte eine ansprechende Optik sich auch auf folgende Elemente beziehen:

• Ansprechende Eventseite mit allen Informationen und im Corporate Design der Veranstaltung

#4 Qualität in der Technik

Technikdienstleister sollten nach ihrer Erfahrung mit digitalen Events ausgewählt werden. Denn – das Internet ist unberechenbar. Doch mit einem guten Technikdienstleister kann die Übertragung durch eigene, am besten in Deutschland ansässige Server, und wirkungsvolle Backup-Lösungen sichergestellt werden. Darüber hinaus sorgt er für:

• Bildübertragung in HD-Qualität.
• Saubere Einbindung von Zuschaltungen
• Support-Hotline für Zuschauer während des Events
• Erstklassige Tonübertragung ohne Delay.

#5 Einfache Usability

Digitale Events sind ein komplexes Zusammenspiel von Menschen, Inhalten und Technik. Während im Hintergrund die Experten alle Fäden in der Hand halten sollte insbesondere für die Teilnehmenden alle Technischen Kontaktpunkte so einfach wie möglich zu bedienen sein. Hierzu gehört:

• Die Anmeldung zum Event
• Die Übersichtlichkeit der Eventpage
• Die Nutzung von Interaktions-Tools (möglichst kein Download oder Registrierung nötig. Am besten als Two-Device Möglichkeit angelegt: Livestream wird über den Bildschirm angesehen und Interaktionen erfolgen einfach über das Mobiltelefon)
• Die Teilnahme an Netzwerkmöglichkeiten. (Erstellen von Avataren oder komplizierte Bedienung in 3-D Welten sind nur bedingt für die breite Masse geeignet. Lieber Einfache, aber effektive Ansätze einsetzen).

#6 Emotionen

Humor, Begeisterung, Gemeinschaftsgefühl – all das sind Emotionen, die auch über ein digitales Event transportiert werden können. Unser Ziel ist es, bei jedem Event „Lagerfeuer-Momente“ zu kreieren. Das kann erzielt werden mit:

• Gut inszeniertem Eröffnungs- und Abschlussmoment
• Gemeinsamen Aktionen mit dem digitalen Publikum
• Einbindung von Musikern (die direkt Songwünsche der ZuschauerInnen spielen)
• Gemeinsamer Firmensong
• Überraschungsmomente
• Künstlerische Side-Acts
• Ungewöhnliche Wrap-Up-Formate
• Bewusste Einbindung der Teilnehmer

#7 Passgenauer Content

Digitale Events sind schnell und die Aufmerksamkeitsspanne des Publikums geringer, als bei Live-Events. Daher sollten die Inhalte sehr genau auf die Zielgruppe und das digitale Medium hin angepasst werden.

• Bei wiederkehrenden Events sind dabei die Auswertung von Teilnehmer-Chats hilfreich, um sehr genau die Interessen und Fragen des Publikums zu analysieren.
• Darüber hinaus geben auch die Nutzerdaten eine gute Auskunft darüber, bei welchen Elementen des Events die Teilnahme oder auch die Absprungrate besonders hoch war, um Inhalte zukünftig noch zielgruppengenauer zu gestalten.

#8 Authentizität

Digitale Events sind von ihrer Grundstruktur sehr technisch. Umso wichtiger ist für die Teilnehmenden eine authentische Präsentation des Events. Zwar gibt es immer bessere Möglichkeiten in virtuelle Welten einzutauchen, künstliche Hintergründe zu nutzen und Gäste als Hologramm erscheinen zu lassen. Am Ende muss die Präsentation zum Unternehmen und zur Message passen. Allerdings vertreten wir aus der Praxiserfahrung heraus die Meinung, dass ein digitales Event lieber authentisch gestaltet werden sollte, als dass es durch Hightech-Optik zu steril und technisch wahrgenommen wird. Perfektion wirkt häufig unnahbar. Wir empfehlen:

• Pop-Up Streaming Studio direkt im Unternehmen, der Produktionsstätte oder Werkshalle.
• Eigenes Inventar wie als Studiokulisse einbinden, wie zB. Solarpannels bei unserem Kunden Solarwatt oder Industriewaschmaschinen bei DBL.
• Personen mit wichtigen Beiträgen möglichst direkt im Studio auftreten lassen.
• Bei Zuschaltungen bewusst „Schlüsselloch-Momente“ kreieren, die bei einem Live-Event nicht zugänglich wären.

#9 Wertschätzung

Wie schon unter dem Punkt Interaktion angesprochen, wollen Teilnehmende gesehen und wahrgenommen werden. Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitern lässt sich bei digitalen Events gut durch das Sichtbar-machen der Zuschauer umsetzen. Zum Beispiel mit

• Zuschaltung von Satelliten-Events von unterschiedlichen Firmenstandorten
• Zuschaltung aller Teilnehmer auf eine, gemeinsame LED-Wall
• Foto-Walls mit eigenen Bildern der Zuschauer, die in Echtzeit von den Teilnehmenden hochgeladen werden können.
• Präsentation von CoMovities (Vorproduzierte Filme, zu denen die Mitarbeiter vorab kleine Handy-Videos einreichen und die am Ende professionell zusammengeschnitten und präsentiert werden).

Aber natürlich auch:

• Vorgeschaltete Umfragen zu den Wunschthemen der Zuschauer und bewusste Einbindung dieser Topics in das Event.
• Zusendung von Event-Paketen mit Verpflegung

#10 Mut

Last but not least ist Mut vielleicht einer der wichtigsten Faktoren für ein gelungenes digitales Event. Den Mut zu haben, etwas Neues zu wagen. Sich anders zu präsentieren, als vielleicht bisher. Und den Mut zu haben, den Impulspiloten zu vertrauen, dass das, was wir für unsere Kunden konzipieren am Ende bei den Teilnehmenden wirkt, nachhallt und Spaß macht!

Bleibt flexibel
Euer Ralf Schmitt und das Team der Impulspiloten

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Hybride Events bieten aufgrund ihres technischen Unterbaus viele neue Möglichkeiten, sich seinen Zuschauern zu präsentieren. Nicht alle davon sind auch unbedingt nützlich und zielführend. Wo es tatsächlich sinnvoll ist, tiefer in die technische Trickkiste zu greifen und wo du andererseits tolles Material hast, um Dein Event authentisch zu gestalten verraten wir Dir mit den folgenden 4 Tipps damit Dein hybrides Event in der Optik punktet.

#1 Ästhetik – Dein Zuschauer soll Spaß haben hybride Events anzusehen

Wir alle sind ein wenig Onlinemüde. Videocalls gehören für viele Menschen schon fast zum Arbeitsalltag. Umso wichtiger, dass ein digitales Event auch seiner Bezeichnung gerecht wird und als ein herausragendes Ereignis wahrgenommen wird. Bei einem hybriden oder teilhybriden Event wird aus einem Streamingstudio heraus gesendet. Mit einer sehr guten Bildqualität in HD erreichst du bei Deinen Zuschauern schon einmal ein hochwertiges TV-Feeling.
Auch auf die Ausgestaltung des Studios sollte einige Mühe verwendet werden. Das Design sollte zur Zielgruppe und zum Thema der Veranstaltung passen. Dabei reicht die Spanne vom Sperrholztresen mit trendy Grünpflanzen bis 4×12 Meter großer Hintergrundscreen im Tagesschaustil und darüber hinaus. Einen guten und verhältnismäßig günstigen Effekt bekommt man mit einem bedruckten Hintergrund im Corporate Design des Veranstalters.

Auch farbiges Licht schafft als günstiges Designelement schnell eine besondere Atmosphäre. Es unterstützt die allgemeine Optik und wertet auch schlichte Locations effektvoll auf.

#2 Authentizität schafft Vertrauen

Virtuelle Hintergründe und der Einsatz von Green Screens sind auf den ersten Blick eine einfache und kreative Möglichkeit ein Setting kostengünstig zu gestalten. Allerdings vertreten wir aus der Praxiserfahrung heraus die Meinung, dass ein hybrides Event lieber authentisch gestaltet werden sollte. Eine Hightech-Optik wirkt oft steril und wird als zu technisch wahrgenommen. Darüber hinaus wirk Perfektion häufig unnahbar. Bei einem digitalen Event eine größtmögliche Nähe über die Distanz herzustellen ist für uns einer der wichtigsten Faktoren. Daher nutzen wir wann immer es geht Locations, bei unseren Kunden direkt vor Ort. Dabei hatten wir schon tolle Settings wie:

  • Talkrunden im Foyer von Firmenzentralen.
  • Mitarbeiterfeste mit Grillen in der Lagerhalle.
  • Eine Festival-Zentrale im Büro.
  • oder ein Kick-Off Event aus der Großwäscherei.

Diese Locations bieten einen wichtigen Wiedererkennungswert für die Zuschauer und werden als authentisch wahrgenommen.

#3 Hybride Events: Vorteile  nutzen und Schlüsselmomente schaffen

Ein Vorteil von digitalen Events ist die Möglichkeit, Situationen und Räume zu zeigen, die es bei Liveevents nicht gibt. Macht Euch die dezentrale Organisation zunutze! Kreiert dabei bewusst private Schlüssellochmomente für Eure Zuschauer, wie diese Beispiele zeigen:

  • Die Rede des Vorstandsvorsitzenden weckt mehr Neugierde, wenn man ihn dabei in seiner privaten Bibliothek sieht.
  • Eingeladene Promi-Gäste wie Ralf Bauer aus seinem Wohnzimmer spricht oder Joey Kelly eine Tour durch sein Tonstudio gibt.
  • Videostreams von anderen Standorten eines Unternehmens werden als Satelliten-Events in die Liveschaltung geholt. So nehmen KollegInnen vom anderen Ende der Welt virtuell teil.

#4 Bildsprache

Neben der Auswahl und Gestaltung der Streaming Location bietet das digitale Eventformat noch weitere Gestaltungsmöglichkeiten in der Optik. Eine einheitliche Bildsprache sorgt für eine optische  Klammer für hybride Events. Sie kann an unterschiedlichen Punkten der Zuschauerreise eingesetzt werden:

  • Social Media: Werbung und Ankündigungen zu dem digitalen Event.
  • Vorabmailing: E-Mail Einladung zu dem Event.
  • Landingpage: Gestaltung im Corporate Design.
  • Live-Stream: Einbindung des Veranstaltungslogos im Bild, bei Bauchbinden der Akteure, bei Einspielern zwischen Programmpunkten.
  • Streaming Studio: entsprechende Farbwahl bei Licht und Ausstattung, Einbindung auf ggf. eingesetzte Studiorückwand, etc.

Verbindet für Euer hybrides Event das Beste aus beiden Welten. Habt Mut zur eigenen Location!  So könnt Ihr mit einem sehr technisch aufgestellten Event  authentisch bei den Zuschauern ankommen. Nutzt die Gelegenheiten, die sich bei einer dezentralen Durchführung bieten, zu Euren Gunsten, indem ihr Situationen gestaltet, die bei einem live-Event in dieser Form nicht möglich wären.

Bleibt flexibel

Euer Ralf Schmitt und das Team der Impulspiloten

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Moderator Ralf Schmitt

Hast Du schon mal versucht, jemandem die Haare zu schneiden? Oder sonntagmorgens Brötchen zu backen? Es gibt ja immer wieder Berufe, die man im Allgemeinen unterschätzt und vielleicht auch manchmal ein bisschen belächelt. Leider stecke ich auch ab und an in Situationen, in denen mich diese Erkenntnis kalt erwischt. Wenn dann zum Beispiel meine Tochter mit schrägem Pony in die Schule geht oder wir am Wochenende zum Frühstück Fischstäbchen essen müssen.

Zum Glück gibt es für jede Aufgaben Profis – und das auch zu Recht. Ich habe kein klassisches Handwerk gelernt, bin aber seit über 20 Jahren Moderator, und auch bei dieser Berufsgruppe tappt man sehr leicht in die Falle.

Häufig habe ich es schon erlebt, dass auf Veranstaltungen viel Energie und Geld in die Locationauswahl, das Essen oder das Unterhaltungsprogramm gesteckt wird. Moderieren soll das Ganze dann gerne irgendein Promi – oder der Betriebsrat, der spricht ja schließlich auch regelmäßig vor Gruppen.

Schnipp-Schnapp … So oder so, ich sehe schon Deine Veranstaltung mit einer FoKuHiLa-Frisur.

Wenn Du Dir ganz sicher sein willst, dass Deine Veranstaltung vom Moderator an die Wand gefahren wird, sollte Dein Kandidat die folgenden 5 Punkte unbedingt anwenden:

1. Auf keinen Fall vorbereiten!

Der Moderator ist eigentlich nur eine bessere Lottofee. Er sagt an, was kommt. Relevante Informationen stehen dabei auf schicken Moderationskarten. Die Themen vertiefen dann ohnehin die Gäste auf der Bühne. Eine genaue Vorbereitung ist daher im Grunde genommen überflüssig. Ob einem dann bei Audi kurz „Mercedes“ rausrutscht oder man anstatt des Verkehrs- den Wirtschaftsminister anmoderiert – am Ende heißt es einfach: „Mailand oder Madrid – Hauptsache Italien!“

2. Nicht auf die Gäste und das Publikum eingehen

Es sollte dem Gast überlassen sein, auf der Bühne zu strahlen oder nicht. Das liegt nun wirklich nicht im Kompetenzbereich des Moderators. Jemand ist nicht bühnenerprobt oder nervös? Ein Moderator ist kein Babysitter. Er vertritt die Ansicht: „Wer nicht von allein auf der Bühne präsent sein kann, der gehört auch nicht hierher“.

Und das Publikum?
Ja, das sitzt halt da unten im Dunkeln. Was soll mit dem schon sein?

3. Starres Muster verfolgen

Damit die Teilnehmer garantiert einschlafen, empfiehlt es sich, unbedingt an einem starren Muster festzuhalten. Am besten gelingt dies, wenn sich der Moderator einmal eine Schablone für seine Moderation zu Recht legt und diese, ganz ökonomisch, bei allen Anmoderationen auch nutzt. Das hat einen guten einschläfernden Effekt bei den Zuhörern. Bei Veranstaltungsreihen mit dem gleichem Publikum haben die Zuschauer einen kleinen Vorteil: Sie sparen sich die Energie der ersten Aufmerksamkeit und können gleich zu Beginn der Veranstaltung auf den mentalen Bildschirmschoner umstellen.

Darüber hinaus sollten ungeplante Ereignisse auf der Bühne in der Moderation keine Berücksichtigung finden. Fragen aus dem Publikum oder spontane Diskussion in der Expertenrunde? Das stört den Ablauf und könnte gegebenenfalls das Publikum aus dem Sekundenschlaf wecken!

4. Charisma und Präsenz hinter der Bühne ablegen

Sollte der Moderator die beschriebenen Tipps angewendet haben und das Publikum tatsächlich noch nicht aufgestanden sein, um zu flüchten, kann er oder sie nun die ganz große Keule rausholen. Charisma und Bühnenpräsenz kurz hinter der Bühne ablegen und mit schlechter Laune, ungepflegtem Äußeren – und wer es richtig wissen will, ein paar Prosecco intus – auf der Bühne eine Performance als Antiheld hinlegen.

5. Alles perfekt machen wollen

Ich habe mir das Beste bis zum Schluss aufgehoben. Der absolute Joker, um wirklich alles zu vermasseln: Ein Moderator sollte den Plan haben, alles perfekt zu machen. Wenn dieser Rat beherzigt wird, können Sie die anderen Tipps getrost vergessen.

Mit diesem Anspruch wird sich ein Moderator so unter Druck setzen und dabei selbst sabotieren, dass die gesamte Moderation von ganz alleine den Bach runter geht. Ein Moderator steht auf der Bühne in einer einmaligen Situation. Es gibt keinen 2. Versuch und es gibt niemanden der „cut“ ruft, und es ihn nochmal versuchen lässt. Hier gilt die goldene Regel: „the show must go on”.
Wer auf der Bühne, in Zusammenarbeit mit Technik, dem Publikum und den Gästen, davon ausgeht, die Kontrolle über die Situation zu haben, der isst auch Fischstäbchen zum Frühstück.

Vielleicht stehst Du aber gar nicht auf solche Experimente und bist auch eher der Typ für duftende Croissants am Morgen, klassische Haarschnitte oder auch gelungene Veranstaltungen? Dann kommen hier das Handwerk und die Erfahrung eines guten Moderators ins Spiel: Mit Humor und Flexibilität im Kopf eine Situation zu steuern, die nicht im Voraus komplett planbar ist. Dafür Sorge zu tragen, dass sich auch ein 3000-köpfiges Publikum wahrgenommen fühlt und sich die Bühnengäste, egal ob rampenlichterprobt oder nicht, gut und entspannt präsentieren können. Damit am Ende der Kunde auch spürt, dass das Thema der Veranstaltung in den Köpfen des Publikums angekommen ist. Du willst es wirklich richtig machen? Dann schau in mein Video!

Bleibt flexibel

Euer Ralf Schmitt

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Netzwerken

Bei aller Digitalisierung, Dezentralisierung und Social-Medialisierung spüre ich immer deutlicher, dass persönliche Kontakte in der modernen Arbeitswelt unerlässlich sind, um erfolgreich zu sein. Vielleicht haben diverse Veranstaltungen zum Netzwerken deshalb einen so großen Zulauf, weil sie Gelegenheit bieten, abseits von Zoom-Konferenzen, Facebook Workplace und Xing seinem ureigenen Bedürfnis nach „Herden-Gefühl“ nachzukommen.

Wie man seine Teilnahme an Netzwerkveranstaltungen am besten für sich nutzt, tatsächlich spannende Kontakte knüpft und vor allem, aus Smalltalk-Situationen auch wieder hinauskommt, verrät uns der Netzwerkexperte Joachim Rumohr (direkt zum Video).

7-Tipps um zu Netzwerken, wie ein Profi:

1. Geben und Nehmen

Um wirklich nachhaltig Dein Netzwerk zu knüpfen, sollte Dir ein wichtiger Unterschied klar sein: Netzwerken hat nichts mit Akquise zu tun.
Gutes Netzwerken klappt nämlich nur, wenn es frei ist von gewollten Ergebnissen. Denn wer auf die positiven Effekte des Networkings setzt, der ist in einem gewissen Rahmen bereit, bedingungslos zu geben. Das ganze System beruht darauf zu vertrauen, dass der eigene Input schon auf die eine oder andere Weise wieder zurückkommt und sich auszahlt. Du weißt nur nicht in welcher Form.

Wer Spaß daran hat Menschen, die sich nützlich sein könnten, miteinander zu verbinden bleibt in guter Erinnerung und wird selbst bei der nächsten passenden Gelegenheit weiterempfohlen.

1. Mut zum Soloauftritt

Geh alleine zu Netzwerkveranstaltungen – ohne Verstärkung. Auf diese Art wirst Du Dich viel schneller in Gespräche mit fremden Menschen begeben, als wenn Du eine Begleitung dabei hast, mit der Du am Ende nur über die anderen sprichst – anstatt mit ihnen.

2. Ein guter Gesprächsstart

Ein klassischer, jedoch effektiver Einstieg ist immer der Ansatz, eine Gemeinsamkeit zu finden. „Sind Sie auch zum ersten Mal hier?“ oder „Wie lange sind Sie schon Mitglied bei Xing“,  ist ein solider Start, nach dem man leicht zu spannenderen Themen übergehen kann.

4. Der universelle Abgang

Auch nicht unwichtig: Sich aus Gesprächen wieder zu verabschieden. Greifen Sie irgendeinen Begriff ihres Gesprächspartners auf und setzen sie ein „Apropos“ davor.

„Apropos Outsourcing/chinesisches Essen/ Horrorfilme! Ich muss noch einmal kurz telefonieren. Wir sehen uns sicher später noch einmal. Ich wünsche Ihnen noch gute Kontakte!“

So lässt sich jedes Gespräch freundlich beenden.

5. Dein Geschenk: Präsenz

Wer netzwerken möchte und verstanden hat, dass es dabei nicht ums Verkaufen geht, der ist bereit, seinem Gegenüber Aufmerksamkeit, Zeit und Präsenz zu schenken.

Ein kleiner Trick für mehr Präsenz: Bevor du anfängst zu sprechen, schau Deinem Gesprächspartner so lange in die Augen, bis Du seine Augenfarbe registriert hast.

6. Visitenkarten

Auch wenn wir heute bereits alles elektronisch erledigen können – Visitenkarten sind ein wichtiges Mittel zum Netzwerken. Und auch wenn Hochglanzkarten oder Designs in dunklen Farben Geschmacksache sind, eignen sie sich schlecht für Gesprächsnotizen.  Macht man jedoch viele Kontakte, lohnt es sich, nach dem Gespräch einen inhaltlichen „Anker“ auf der Visitenkarte notiert zu haben.

7. Kontaktpflege

Melde Dich am besten gleich am nächsten Tag bei Deinem neuen Kontakt, bedanke Dich für das nette Gespräch/Buchtipp/etc. und füge ihn Deinem Netzwerk hinzu. So bist du noch frisch im Gedächtnis und Dein Kontakt ist noch „warm“.

Wenn Du ganz sicher gehen willst, auch die Fettnäpfchen auszulassen, schau gerne in das Interview-Video rein, in dem Joachim Rumohr als Extra noch über seine absoluten No-Gos auf Netzwerkveranstaltungen erzählt.

Bis dahin – bleibt flexibel

Euer Ralf Schmitt

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Fünf mal Flop: Die Knockout-Faktoren

Es gibt auf Veranstaltungen Elemente, die wirken auf Teilnehmer wie ein rotes Tuch. Zum Beispiel das „Schon-immer-Dagewesene“. Oft öffnen Organisatoren bekannte Schubladen, weil sie es in der Vergangenheit eben immer so gemacht haben und dadurch der planerische, kreative und logistische Aufwand ihrer Veranstaltung kalkulierbarer erscheint. Bei den Teilnehmern stellt sich jedoch ein negativer Lerneffekt ein: Wer auf einer Veranstaltung alles nach Schema F vorbereitet findet, weiß aus der Erfahrung, worauf er sich die nächsten Stunden oder sogar Tage einlässt – und wird aus reinem Selbstschutz schon einmal müde. Bei diesen fünf Veranstaltungs-Tabus sollten bei Dir Deine Alarmglocken klingeln:

Tabu 1: Reden, Reden, Reden.

Du sitzt im Publikum und siehst ein Rednerpult auf der Bühne. Dein Puls wird bei diesem Anblick vermutlich nicht unbedingt schneller. Denn das hat jeder verinnerlicht: Ein Rednerpult ist das ultimative Symbol für den Frontalunterricht, den keiner von uns mag. Bei Frontalbeschallung ist sofort klar, dass der Zuschauer eine passive Rolle einnimmt, sich zurücklehnt und nach einer mehr oder minder langen Zeit auf Durchzug stellt. Darum: Komm weg von der einseitigen Kommunikation. Deine Worte werden den Weg nicht von der Bühne runter ins Publikum schaffen. Kommunikation lebt davon, dass sie in beide Richtungen läuft. Sender und Empfänger wechseln sich in ihrer Rolle ab. Diese wechselseitige Dynamik macht eine Kommunikation erst lebendig.

Um mit dem Publikum auf eine kommunikative Ebene zu kommen, gibt es viele Möglichkeiten: Fordere bei kleineren Gruppen Rückmeldungen, Erfahrungen, Kommentare aktiv ein. Führe bei größeren Gruppen Meinungsabfragen mit einfachen Apps oder Plattformlösungen durch. Und zeige dann die Ergebnisse als Cloud an oder integriere sie sofort in die Präsentation. Auf jeden Fall: Meide die Rede hinter einem Pult. Aktive Kommunikation mit den Zuhörern durchbricht das starre Muster von Sender auf der Bühne und passivem Empfänger im Plenum und holt zum Mitdenken und Mitmachen ab.

Tabu 2: Parlamentarische Bestuhlung.

Stuhl-und Tischreihen sind der Tod jeder Interaktion. Mehr Distanz als durch solche Demarkationslinien kannst Du gar nicht zwischen Dich und den Teilnehmenden aufbauen. Steht jetzt noch das obligatorische Rednerpult auf der Bühne, ist die Schulstunde perfekt.

Probiere es doch einmal mit einer Mittelbühne. Die Dynamik des Bühnengeschehens wird gleich eine andere. Oder lass Deine Tagung auf einem Indoor-Volleyballfeld in Liegestühlen stattfinden. Oder … oder … Es gibt so viele Alternativen, um die Aufmerksamkeit der Gäste zu wecken und zu signalisieren: Dieser Tag wird anders!

Tabu 3: Nur Laien on Stage.

Jeder kann Haare schneiden. Aber würdest Du das auch bei Dir selber tun? Vermutlich bevorzugst Du ein passables Ergebnis auf Deinem Kopf und engagierst dafür lieber einen Profi. Ähnlich funktioniert es mit Laien auf der Bühne. Die ungewohnte Situation im Rampenlicht, das Präsentieren von Informationen und die Funktion des Gastgebers für alle Beteiligten auf der Bühne kann eine Herausforderung sein. Eigentlich kann es jeder machen, aber ob dabei ein gutes Ergebnis herauskommt, ist eine andere Sache. Eine gute Moderation wirft einen professionellen Blick von außen auf die Themen der Veranstaltung. Vertraue darauf: Der oder die Externe besitzt die Fähigkeit, sich in das Fachgebiet einzuarbeiten. Und vor allem traut der Profi sich, die richtigen Fragen zu stellen.

Ein unschlagbarer Vorteil: Ein/e Moderator/in fühlt sich wohl auf der Bühne und sorgt mit Erfahrung und Gelassenheit dafür, dass es den Gästen ebenso geht, dass sie sich auf der Veranstaltung wohlfühlen. Die Alternative: Wenn Du Deine Veranstaltung nicht komplett in fremde Hände geben möchtest, lasse einen Profi gemeinsam mit einem Laien auftreten.

Tabu 4: Death by PowerPoint.

Wenn es irgendwie machbar ist – vermeide PowerPoint- Präsentationen! Solche Präsentationen vereinen klassisch alle Punkte, die eine gute Veranstaltungsdramaturgie vermeiden will: Routine, einseitige Kommunikation und Laien auf der Bühne. Besonders schwierig: Experten ohne Bühnenerfahrung neigen dazu, mit Informationen zu überfordern, zu lang zu sprechen und zu wenig visuell aufzubereiten.

Was wären die Alternativen? Interviewe Deinen Experten doch einmal auf der Bühne. Visualisiere mit einem Graphic Recording. Präsentiere eine musikalische Zusammenfassung. Die Möglichkeiten sind vielfältig und bunt.
Und wenn Du PowerPoint nicht loswerden kannst? Dann versuche die Präsentationen aufzulockern. Wähle ungewöhnliche Bilder, verwende Humor oder kreative PowerPoint-Konzepte wie Pecha Kucha.
Pecha Kucha heißt: 20 Folien, die jeweils 20 Sekunden eingeblendet werden. Die Gesamtzeit von 6 Minuten und 40 Sekunden ist damit auch die maximale Sprechzeit – und durch den kurzen Wechsel der Bilder müssen die Folien visuell schnell erfassbar gestaltet werden.

Tabu 5: 98 Prozent Männer.

Dieses Veranstaltungs-Tabu könnte ebenso gut „98 Prozent Frauen“’ heißen. Veranstaltungen, die von einem Geschlecht dominiert werden, haben eine andere Atmosphäre als Veranstaltungen mit einem heterogenen Publikum. Je nach Branche sind bestimmte Abteilungen häufig noch nach Geschlechtern getrennt. Der Außendienst ist beispielsweise männlich besetzt und der Innendienst eher weiblich aufgestellt. Gestalte Veranstaltungen bewusst so, dass eine gute Mischung entsteht – es kommt der allgemeinen Stimmung zugute.

Veranstaltungs-Tabus vermeiden

Zusammengefasst geht es bei einer guten Veranstaltungsdramaturgie immer darum, die Aufmerksamkeit des Publikums für sich zu gewinnen. Erkennen Deine Gäste bekannte Muster, schalten sie auf Autopilot und der Transfer von Wissen wird unnötig erschwert. Daher gilt: Breche Routinen und verfalle nicht einfach in alte Muster – nur weil sie einfach erscheinen. Wecke Emotionen beispielsweise durch Musik, Humor oder Interaktion. Ein frischer Wind in Deiner Veranstaltung muss damit nicht automatisch auch viel Geld kosten. Du kannst die schlimmsten Veranstaltungs-Tabus schon mit kleine Änderungen im Eventablauf vermeiden und so schon für eine große Wirkung sorgen.

Im dritten, und letzten Teil meiner Miniserie geben ich Dir 5 praktische Tipps, wie Du Deine Teilnehmer dramaturgisch auf sichere Weise abholen wirst.

Bis dahin – bleibt flexibel

 

Euer Ralf Schmitt

Was machen die Impulspiloten ? from Ralf Schmitt on Vimeo.

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