Mirja Dajani, bereits seit 10 Jahren für Ralf Schmitt und die Impulspiloten tätig, ist seit Anfang des Jahres Geschäftsführerin des Event-Bereichs. Gemeinsam mit dem Team der Impulspiloten hat sich Mirja seit Beginn des pandemiebedingten Veranstaltungsverbotes im März 2020 immer mehr auf digitale und hybride Business-Events spezialisiert. Bereits über 150 digitale und hybride Veranstaltungen wurden seit dem ausgerichtet. Aus dem großen Schatz an Praxiswissen, der sich bei uns angesammelt hat, möchten wir hier die wichtigsten Chancen und Challenges bei hybriden Veranstaltungen zusammenfassen.
Was sind hybride Veranstaltungen?
Bei rein digitalen Events läuft die Veranstaltung komplett dezentral ab und diese werden von einer Technikzentrale aus gesteuert. Das bedeutet, dass alle am Event Beteiligten remote vor ihrer Kamera sitzen, während das Publikum sich vom eigenen Bildschirm aus den Stream ansieht.
Dagegen können hybride Veranstaltungen in zwei Ausprägungen stattfinden. Entweder treten die Präsentierenden in einem Streaming-Studio vor die Kamera, während externe Gäste live hinzugeschaltet werden. Dabei bestehen die Zuschauer aus einem reinen Onlinepublikum. Bei der zweiten Option gibt es zusätzlich zu den Live- und Onlinegästen auch ein Publikum live im Studio. In diesem Fall ist eine online Zuschaltung aber ebenfalls möglich.
Digitale IdeenExpo – Beispiel einer hybriden Veranstaltung
Die IdeenExpo hat das Ziel, junge Menschen für die MINT-Berufsfelder – Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik – zu begeistern. In ihrem ursprünglichen Präsenzformat gilt die IdeenExpo als Europas größtes Jugend-Event dieser Art.
Das Besondere in 2021 war, dass die Ideenexpo als hybride Veranstaltung umgesetzt wurde. Neben dem Publikum vor Ort, circa 600 Schüler an zwei Tagen, gab es zusätzlich 70.000 Online-Zuschaltungen.
Der große Vorteil des hybriden Formats: Nicht nur SchülerInnen aus Niedersachsen, sondern aus ganz Deutschland konnten an der IdeenExpo 2021 teilnehmen. Das sogenannte „größte Klassenzimmer der Welt“ erreichte so eine größere Zielgruppe als bisher.
Die größte Challenge war hingegen, dass die IdeenExpo bereits seit 2007 als große „Mitmach-Aktion“ bekannt und beliebt ist. Klar war – das funktioniert digital nicht in der gewohnten Form und Intensität. In der Folge sollte das Online-Programm extrem kurzweilig sein, um das Event trotz des neuen Konzepts spannend zu halten.
Folgendes ergab sich für das Format:
- Es wurden nie mehr als 2 Aussteller nacheinander vorgestellt.
- Danach folgte immer ein Entertainment-Highlight.
- Kein Slot dauerte länger als 10 Minuten.
- Darin enthalten waren auch die Außenschalten aufs Gelände und die Video-Einspieler.
- Die durchschnittliche Länge der Beiträge lag bei ca. 5 Minuten.
- Es gab keine Vorträge, sondern nur Interviews.
- Dabei wurden nicht wie sonst die klassischen Ansprechpartner aus den Personalabteilungen, sondern die Azubis befragt.
Challenges hybrider Veranstaltungen
Da bei hybriden Veranstaltungen viele Eventgewerke in Abhängigkeit voneinander zusammenarbeiten, ist es bei digitalen und hybriden Events eine große Herausforderung, die Planung bereits sehr früh zu beginnen und detailliert zu halten.
Die Regiepläne für digitale und hybride Veranstaltungen sind im Vergleich zu Live-Events sehr viel komplexer. Kurzfristige Änderungen sind deshalb bedeutend aufwändiger umzusetzen, als bei Live-Events. Dies ist den Kunden gegenüber schwierig und dennoch wichtig zu kommunizieren.
Abwechslung
Um den Sehgewohnheiten eines online Publikums entgegen zu kommen ist es wichtig, im Programm für Abwechslung zu sorgen. Denn wer sich online langweilt ist mit wenigen Klicks verschwunden.
Folgende Ideen bringen Abwechslung:
- Stark inhaltliche Parts mit unterhaltenden oder interaktiven Elementen abwechseln.
- Lange Redebeiträge auf ein Minimum kürzen – maximal 10-15 Minuten
- Muss es doch mal länger sein, den Redepart in mehrere Teile runter brechen und mit anderen Programmpunkten abwechseln.
- Vorträge entweder sehr unterhaltend und visuell ansprechend aufbereiten
- …oder die relevanten Informationen im Experten-Interview präsentieren .
Kosten und Aufwand
Da bei einem hybriden Event die Bedürfnisse von gleich zwei Publikumsarten – live und online – berücksichtigt werden müssen, sollte das ganze Event auch aus 2 Perspektiven konzipiert werden. Dies führt wiederum zu einem recht großen Mehraufwand bei der Planung und Umsetzung.
Darüber hinaus verursachen zum einen der Stream und zum anderen die Tontechnik für das Live-Publikum zum Teil doppelte Kosten.
Welche Chancen bieten hybride Veranstaltungen?
Mit der gleichzeitigen Ansprache von Live- und Onlinepublikum bieten sich natürlich auch große Chancen mehr Menschen digital, durch die größere Reichweite, zu erreichen.
Ein weiterer Vorteil: Es können auch Gäste zu einem hybriden Event hinzugeschaltet werden, deren enger Zeitplan oder weite Anreise keinen Auftritt vor Ort erlauben. In diesem Fall entfallen darüber hinaus auch noch Kosten für Anreise und Unterbringung und es verringert den Zeitaufwand.
Werden hybride Veranstaltungen nach der Pandemie noch relevant sein?
Wir alle hoffen auf die zügige Rückkehr zu vielen Live-Events. Die Vorteile von hybriden Veranstaltungen, sind jedoch nach den Erfahrungen der letzten zwei Jahre ebenfalls nicht von der Hand zu weisen.
Für Mirja Dajani sind sie auch in Zukunft eine wichtige Möglichkeit im Live-Kommunikationsmix. Wichtig ist nur, sich vorab das Kommunikationsziel des gewünschten Events klarzumachen.
Im zweiten Schritt sollte man dann schauen, ob das Event am besten live, digital oder hybrid stattfinden soll, um dieses Ziel auch zu erreichen. In einigen Fällen kann es auch von Vorteil sein, anstatt eines einzigen hybriden Events, zwei separate Veranstaltungen zu konzipieren und diese bewusst einmal live und einmal digital zu gestalten.
Bleibt flexibel
Euer Ralf Schmitt und das Team der Impulspiloten
