Die Digitalisierung ist in aller Munde, aber dann verlangt dein Vorgesetzter, dass die E-Mail für das kommende Meeting zehnfach ausgedruckt wird. Das entspricht sicher nicht der eigentlichen Vision der digitalen Transformation. Es ist jedoch nicht nur für Unternehmen eine Herausforderung, tatsächlich digital zu agieren und Prozesse effizient und unkompliziert zu gestalten. Auch in der Eventbranche gibt es Bedarf an einer gewissen Unterstützung in Sachen Digitalisierung. Ich freue mich daher außerordentlich, heute meinen langjährigen GSA-Kollegen Ömer Atiker auf dem Impulspiloten-Sofa begrüßen zu dürfen. Ömer ist nicht nur ein gefragter Keynote-Speaker, sondern auch ein versierter Berater für digitale Transformation und kann stolz auf 15.000 Follower:innen auf LinkedIn zurückblicken.
Wie weit ist die Digitalisierung aktuell in der Eventbranche?
Ömer scheut keine klaren Worte, wenn es um die Digitalisierung der Eventbranche geht. Er zieht gerne den Vergleich zum Wetter, welches gelegentlich wechselhaft ist, mal sonnig und dann wieder trüb. Doch letztendlich ist dies ein essenzieller Teil seiner Aufgabe, denn um Fortschritte zu erzielen, ist es notwendig, einen Schritt zurückzutreten, eine Bestandsaufnahme zu machen und die Wurzeln der Probleme zu erkennen. Dabei wird schnell deutlich, dass viele Schwierigkeiten bereits in ihrer Entstehung begründet sind. Wer die Digitalisierung in seinem Unternehmen vorantreiben möchte, sollte sich besonders als Führungskraft der Rolle als Vorbild bewusst sein und mit gutem Beispiel vorangehen. Andernfalls wird es weder für die Mitarbeiter:innen noch für die Kunden:innen glaubhaft sein.
Digitalisierung muss sich an Kund:innen orientieren
In Bezug auf die Kund:innen sollten die verschiedenen Schritte der Digitalisierung einen unmittelbaren, greifbaren Nutzen bieten! Sicherlich sind interne Projekte wie die Digitalisierung von Urlaubsplänen für betriebliche Abläufe von Bedeutung, jedoch sind sie für deine Kund:innen, Teilnehmenden und Fans weder sichtbar noch von Interesse. Die wirkliche Spannung entsteht für sie erst dann, wenn sie bemerken, dass sich etwas in Bezug auf Einfachheit, Geschwindigkeit oder Qualität verbessert hat, im Vergleich zu früher.
Welche Teile der Veranstaltung lassen sich digitalisieren?
Laut Ömer zeigt sich die erfolgreiche Umsetzung der Digitalisierung bei einem Event und im Alltag dann besonders gut, wenn sie unbemerkt bleibt und nur ihre Vorteile genossen werden können. Das ist dir wahrscheinlich auch aus deinem privaten Leben bekannt, denn wenn dein Smartphone oder Laptop reibungslos und problemlos funktionieren, denkst du während der Nutzung normalerweise nicht über den Erfolg der Digitalisierung nach.
Um sicherzustellen, dass dies gut funktioniert, sollten Veranstalter:innen eines Events im Voraus einige Überlegungen anstellen. Generell können die Möglichkeiten zur Digitalisierung in die „Vorbereitung“ des Events, also die Planung und Organisation, sowie in die „Durchführung“ des Events, also den Einsatz digitaler Tools während des Events, unterteilt werden.
Aufgepasst – nicht in den Spielereien der Digitalisierung verirren
Während der ersten Phasen der Corona-Pandemie haben viele Veranstalter sich von digitalen Spielereien während ihrer Events verführen lassen. Einige Kolleg:innen im Bereich der Redner projizierten beispielsweise eine digitale Darstellung ihrer selbst auf die Bühne, während sie selbst hinter einem Vorhang in analoger Form verweilten. Obwohl ein solcher Effekt auf den ersten Blick beeindruckend sein kann, sollten Redner:innen dabei aufpassen, den Kontakt zum Publikum nicht zu verlieren.
Digitalisierung mit deutlichem Ziel nutzen
Ömer betont, dass alle Prozesse, die die Digitalisierung des „Drumherum“ betreffen, von großer Bedeutung sind. Events können erheblich von automatisierten Buchungs- und Anmeldeverfahren profitieren, die mit wenigen Klicks erledigt werden können. Der Check-In bei einem Event sollte idealerweise genauso einfach sein wie das Online-Einchecken für einen Flug, das Buchen von Gepäck und Sonderessen sowie das Vorzeigen der digitalen Bordkarte am Gate. Dabei ist es nicht zwingend erforderlich, das Rad neu zu erfinden; stattdessen kann man auf bestehende und etablierte Anbieter zurückgreifen.
Best Practice für Event Digitalisierung
Wenn das „Drumherum“ optimiert ist und alle Teilnehmenden erfolgreich gebucht und eingecheckt haben, steht die Digitalisierung des „Währenddessen“ an. Ömers wichtigster Ratschlag in diesem Zusammenhang lautet: „Mache dir Gedanken darüber, wer kommt und warum sie überhaupt teilnehmen.“ Indem man diese Fragen bereits bei der Eventplanung berücksichtigt, kann man Vieles vermeiden, was nicht notwendig ist. Eine Fotobox oder eine Twitterwall sollten nur dann zum Einsatz kommen, wenn sie im Gesamtkonzept einen sinnvollen Mehrwert bieten und nicht nur, weil es vielleicht cool aussieht.
- Umfragen
Eine effektive Möglichkeit zur Nutzung digitaler Tools besteht darin, die Teilnehmenden bereits vor dem Event nach ihren Wünschen und Bedürfnissen zu befragen. Zuerst kann man eine allgemeine Umfrage durchführen, um herauszufinden, wer aufgrund ihrer Fähigkeiten und Interessen unbedingt zu der Veranstaltung eingeladen werden sollte.
Nachdem die Teilnehmenden feststehen, kann man mit weiteren Umfragen in die Tiefe gehen, um herauszufinden, welche spezifischen Fragen und Anliegen sie haben. Welche Themen beschäftigen sie? Gibt es mögliche Ängste oder Bedenken unter den Teilnehmenden?
Bei den Impulspiloten verwenden wir gerne das Umfragetool Mentimeter für kleine Umfragen während des Events oder der Weiterbildung. Dieses Tool zeichnet sich durch seine benutzerfreundliche Oberfläche aus.
- Zufallsgenerator
Die Nutzung digitaler Tools lohnt sich auch bei der Aufteilung der Teilnehmenden in Gruppen. Die Arbeit in verschiedenen Kleingruppen, die flexibel neu zusammengestellt werden können, bringt Schwung in jedes Event und sorgt dafür, dass die Teilnehmenden aktiv bleiben.
- Digitale Medien
Idealerweise werden auch in diesem Fall digitale Medien wie kurze Wrap-Up-Videos genutzt, um die Ergebnisse kurz und prägnant im Plenum zu präsentieren. Allerdings sollte hierbei beachtet werden, dass Medien nicht Selbstzweck sind und nur dann eingesetzt werden sollten, wenn sie zur Situation passen.
„Digitalisierung muss selbstverständlich sein und menschlich. Don´t make me think – je weniger Fragezeichen ich am Ende habe, desto besser.“
Ömer Atiker
4 super einfache Tricks für deine Event-Digitalisierung:
1. Digitale Tools sind kein Selbstzweck sondern sollten den Veranstaltenden und/oder den Teilnehmenden einen spürbaren Nutzen bringen.
2. Nutze vorher Umfrage-Tools: Sie ermöglichen, einzelne Bedürfnisse und Wünsche innerhalb von Großgruppen zu ermitteln.
3. Das WLAN muss funktionieren: So einfach es klingt, doch die Grundlagen sind wichtig.
4. Don´t make me think: Digitalisierung sollte immer selbsterklärend sein und keine Fragen bei den Nutzer:innen hinterlassen.
Wenn du weitere Experten-Tipps aus der Eventbranche für die Eventbranche erhalten möchtest, empfehle ich dir, auch die anderen Experten-Talk Videos mit unseren Gästen anzusehen. Du kannst auch unsere Tipps bequem in unserem Podcast „Event Impulse“ anhören.
Bis dahin, bleibt flexibel
Ralf Schmitt, Vaya Wieser-Weber, Mirja Dajani
und das Team der Impulspiloten
